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Dr. Domenico Martino Dirigente USP di Belluno
RIORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO SCOLASTICO PROVINCIALE DI BELLUNO
Indice Provvedimento di riorganizzazione Riorganizzazione dell’Ufficio Scolastico 3. Ufficio del Personale e degli Affari Generali -costituito da: 4. Segreteria Particolare – costituita da: 5. Ufficio per la comunicazione e relazioni con il pubblico -costituito da: 6. Ufficio contenzioso e Segreteria di conciliazione-costituito da: 8. Ufficio Informatica - costituito da 9. Gestione amministrativa costituito da: Ø Ufficio I Organici – Movimenti Ø Ufficio III Ruolo Pensioni Recupero Arretrati 10. Ufficio Gestione finanziaria- costituito da: 11. Ufficio Economato - costituito da: 12. Ufficio Consegnatario dei beni immobili- costituito da: 13. Ufficio Interventi Educativi- costituito da: 14. Ufficio Educazione Fisica - costituito da: 15. Archivio, Protocollo, Servizi -costituito da: 16. Nucleo di integrazione composto da: 18. Delegazione di parte pubblica, consulenza e partecipazione nei rapporti con le OO.SS. Strumenti per la Comunicazione e il Monitoraggio Regole Per La Firma Degli Atti E Utilizzo Dei Modelli Criteri Per La Determinazione E La Distribuzione Dei Carichi Di Lavoro Posizioni Funzioni E Qualifiche
Provvedimento di riorganizzazione
Grafico struttura Ufficio
Riorganizzazione dell’Ufficio ScolasticoBelluno, L’USP di Belluno si articola come di seguito: 1. Dirigente 2. Vicaria 3. Ufficio del personale e degli Affari generali 4. Segreteria particolare 5. Ufficio Relazioni con il pubblico e della comunicazione: · Back-Office · Front-Office · Reporting 6. Ufficio Contenzioso e Segreteria di Conciliazione 7. Ufficio Disciplina 8. Ufficio Informatica 9. Gestione Amministrativa · Ufficio I Organici - Movimenti · Docenti e educativo · ATA · Esami di stato · Ufficio diplomi · IRC · Ufficio II Reclutamento · Graduatorie docenti esaurimento e istituto · Graduatorie ATA permanenti e istituto · Nomine tempo determinato ATA · Nomine tempo determinato Docenti ed educativo · Ufficio III Ruolo – Pensioni –Recupero arretrati · Pensioni · Ruolo docenti educativo ed ATA · Recupero arretrati pensioni · Recupero arretrati Ricostruzione di carriera · IRC 10. Gestione finanziaria 11. Economato 12. Ufficio Consegnatario beni mobili 13. Ufficio Interventi Educativi 14. Ufficio Educazione Fisica 15. Archivio, Protocollo, Servizi 16. Nucleo integrazione 17. Comitato per la Qualità · Gruppo di autovalutazione 18. Delegazione di parte pubblica
1. DirigenteDr. Martino Domenico2. VicariaDel Pizzol Daniela C3s Direttore/Coordinatore per l’Area Amministrativo/Giuridico Legale e Contabile3. Ufficio del Personale e degli Affari Generali -costituito da:
Competenze: Ø Gestione del personale e AA GG 1) Registrazione presenze/assenze (RILP.): controllo timbrature, rettifica, inserimenti giornalieri, controllo e distribuzione fogli di presenza, controllo e inserimento ore straordinario 2) Decreti aspettative, congedi parentali 3) Fascicolo elettronico, curricola personali, fascicoli riservati 4) Scarto atti fascicoli del personale, funzioni politiche e sindacali, scioperi 5) Permessi sindacali e inserimento dati GEDAP - USP 6) Trasmissione mensile degli articoli 21 al MEF 7) Buoni Pasto 8) Permessi vari 9) Statistiche, monitoraggi, prospetti e tabulati elettronici 10) Scarico e smistamento posta elettronica 11) Predisposizione in formato elettronico di certificati e attestati 12) Gestione corsi di formazione assegnati all’USP 13) Tenuta Albo dei dipendenti 14) Gestione amministrativa dei dipendenti 15) ENAM 16) Accreditamento Enti Formatori 17) Anagrafe prestazioni 18) Calendario Scolastico 19) Commissione scarto atti d’archivio 20) Libri di testo 21) Obbligo Formativo Nomine 22) Relazione allegata Conto Annuale 23) Contrattazione di sede 24) Promozione iniziative esterne 25) Gestione dei procedimenti di mobilità intercompartimentale 26) Gestione Part-Time 27) Istruttoria/Gestione L. 104 28) Istruttoria/Gestione infortuni 29) Divieto di fumo
4. Segreteria Particolare – costituita da:
Competenze: 1) Tenuta Agenda del Dirigente 2) Gestione della posta ricevuta ed inviata 3) Protocollo riservato 4) Elezioni RSU 5) Nulla osta di segretezza, 6) Relazioni sindacali e scioperi personale scuola 7) Esposizione bandiere 8) Rapporti con gli Enti locali, le associazioni, la Prefettura, le amministrazioni 9) Rilevazioni statistiche e monitoraggi 10) Edilizia scolastica 11) Libri di testo 12) Elezioni politiche/amministrative/referendum 13) Utilizzi personale della scuola 14) Anagrafe del personale ministeriale 15) Gestione Commissioni d’esame regionali 16) Benemerenze 17) Formalizzazione gruppi di lavoro 18) Inserimento dati, controlli, statistiche e monitoraggi. 5. Ufficio per la comunicazione e relazioni con il pubblico -costituito da:
Ø URP Back-Office
Competenze: il Back-Office ha l’obiettivo principale: 1. di raccogliere, ordinare, trattare, archiviare e aggiornare le notizie che provengono dagli uffici, dal front-office, dalle scuole, dalla Direzione Regionale, ecc. 2. di preparare schede-notizie e inviarle alla: § Bacheca del personale § Bacheca elettronica § Scuole, enti, Direzione Regionale, ecc. § Web 3. di coordinare la stesura del Foglio notizie periodica del USP (House Organ) 4. di organizzare il flusso informativo interno ed esterno 5. di organizzare le notizie sul Sito 6. di predisporre le comunicazioni per la stampa 7. il Back-Office ha anche il compito di monitorare le attività dell’ufficio e pubblicare periodicamente i risultati 8. predisporre l’elenco dei processi e delle attività con i relativi responsabili ed addetti ed aggiornarlo Ø URP Front Office Sportello costituito da: (organizzato su turni)
Competenze il Front-Office si occuperà delle richieste inerenti - informazioni sulle attività del USP - informazioni specifiche su pratiche - informazioni e chiarimenti su normative - informazioni e chiarimenti su atti e disposizioni - accesso ai documenti e partecipazione - servizio e-mail di consulenza - sportello elettronico Curerà inoltre - registrazione dati utili al monitoraggio dell’attività di sportello - Somministrazione di moduli, questionari, sondaggi ed altri strumenti di ascolto, elaborati dal B.O.
Il personale si alternerà in turni predisposti dal responsabile dell’URP Front-Office sentito i responsabili coordinatori. Ø Reporting
Competenze: 1) Predisposizione di report annuali (quaderni) 2) Monitoraggio attività 3) Vademecum del dipendente 4) Diagrammi di flusso 5) Intitolazione scuole 6. Ufficio contenzioso e Segreteria di conciliazione-costituito da:
Competenze: 1) Gestione del contenzioso 2) Riabilitazioni 3) Conciliazioni ufficio del lavoro 4) Monitoraggi 5) Consulenza alle scuole 6) Gestione fascicolo elettronico riservato 7) Predisposizione atti spese legali 8) Adempimenti D. L.gs 196/03 9) Conciliazioni CCN Quadro e CCNL 10) Gestione repertorio 11) Gestione Albo di conciliazione 7. Ufficio Disciplina
Competenze 1) Procedimenti disciplinari 2) Monitoraggi 3) Consulenza alle scuole 4) Gestione fascicolo elettronico riservato 8. Ufficio Informatica - costituito da
Competenze: 1) Gestione ed interventi di carattere tecnico hardware e software del M.P.I. e dell’USP. 2) Amministrazione della rete 3) Gestione tecnica del sito 4) Supporto informatico alle scuole 5) Anagrafe alunni 6) Anagrafe scuole 7) Supporto tecnico ARIS 8) Gestione aula informatica 9) Gestione video conferenza 9. Gestione amministrativa costituito da:Ø Ufficio I Organici – Movimenti
§ Docenti e educativo
Competenze: 1) Organici: procedimenti relativi a formazione classi, posti e conseguente formazione organico di diritto scuola dell’infanzia e primaria, media, superiore, personale educativo 2) Organico insegnanti di religione. 3) Organico di sostegno 4) Adeguamento dell’organico di diritto alla situazione di fatto 5) Utilizzazione e assegnazione provvisoria personale docente ed educativo 6) Scuole paritarie 7) Mobilità del personale della scuola: procedimenti relativi alla mobilità del personale docente, educativo e passaggi (Gestione schede DOP, perdenti posto, rettifica movimento a seguito ricorso) 8) Consulenza scuole 9) Esami di licenza media 10) Rilevazioni integrative 11) Anagrafe scuole paritarie e statali 12) Anagrafe alunni 13) Monitoraggi § ATA
Competenze 1) Organici: procedimenti relativi a formazione organico di diritto ATA 2) Adeguamento dell’organico di diritto ATA alla situazione di fatto 3) Utilizzazione e assegnazione provvisoria personale ATA 4) Gestione graduatorie 5) Mobilità del personale della scuola: procedimenti relativi alla mobilità del personale ATA (Perdenti posto, rettifica movimenti a seguito ricorso) 6) Supporto e consulenza alle scuole in materia; § Esame di Stato
Competenze 1) Esami di Stato 2) Statistiche – monitoraggi § Ufficio diplomi e tessere riconoscimento
Competenze 1) Gestione diplomi 2) Emissione di documenti di riconoscimento 3) Conto giudiziario 4) Rilascio certificarti di abilitazione di tutte le procedure concorsuali riservate e ordinarie 5) Equipollenze titoli di studio 6) Dichiarazioni previdenziali INPS, GESCAL, ecc 7) Legalizzazione titoli di studio § IRC
Competenze 1) Movimenti 2) Assegnazione provvisoria ed utilizzazione
§ Graduatorie docenti Esaurimento - Istituto
Competenze: 1) Gestione graduatorie esaurimento: inserimenti, cancellazioni, rettifiche, scioglimento riserve 2) Emissione atti amministrativi di rettifica graduatorie 3) Supporto scuole graduatorie di istituto 4) Gestione commissione strumento musicale 5) Produzione stampe su file delle graduatorie esaurimento e istituto (eliminazione dati personali)
§ Graduatorie ATA permanenti e istituto nomine ATA
Competenze 1) Procedure concorsuali graduatorie permanenti 2) Gestione graduatorie 3) Supporto scuole graduatorie di istituto 4) Supporto e consulenza alle scuole in materia; 5) Contratti a tempo determinato personale ATA 6) Monitoraggi 7) Nomina DSGA
§ Nomine a tempo determinato docenti e educativo
Competenze 1) Contratti a tempo determinato personale della scuola docente 2) Consulenza scuole 3) Incarichi di presidenza 4) Reggenze D. S. 5) Monitoraggi
Ø Ufficio III Ruolo Pensioni Recupero Arretrati
§ Pensioni
Competenze 1) Pensioni: procedimenti amministrativi pensionistici, di riscatto, di buonuscita, di contenzioso; ricongiunzione L:29/79 2) Pensioni correnti, cessazioni dal 1 settembre di ogni anno personale docente di ogni ordine e grado, personale ATA e dirigenti scolastici, pensioni di reversibilità in corso d’anno, limiti di età, proroghe , 3) Variazioni di pensione per tutto il personale suindicato cessati dal 2.9.2000 successive alla prima liquidazione per contratti, riscatti o ricongiunzioni , 4) Anzianità di servizio 5) Liquidazione pensioni correnti. 6) Riliquidazione buonuscita. 7) Supporto contenzioso pensioni 8) Cessazioni: decadenze, dispense, cessazioni di diritto, indennità sostitutiva preavviso, docenti I e II grado 9) Domande cumulo di pensione part-time 10) Statistiche e monitoraggi 11) Attestazioni su validità pensionistica delle supplenze prestate da personale transitato in altri enti 12) Interessi legali su pensioni 13) Certificazioni contributive scuole parificate 14) Liquidazione indennità di fine servizio 15) Invio dichiarazioni e documenti previdenziali all’INPDAP (PAO4) 16) Invio fascicoli previdenziali all’INPDAP 17) Costituzione posizione assicurativa L. 322 18) Pensioni personale comparto Ministeri dell’USP. 19) Esami di abilitazione professionale 20) Organi collegiali: convocazione sostituzione membri 21) Supporto scuole Fondo Espero 22) Consiglio di Amministrazione personale A.T.A.
§ Ruolo docenti educativo e ATA
Competenze 1) Contratti a tempo indeterminato personale docente educativo ed ATA 2) Variazioni di stato 3) Riconoscimenti cause di servizio, inidoneità ed equo indennizzo personale docente, educativo A.T.A. e dirigente scolastico 4) Estero docenti e ATA 5) Gestione personale ruolo docente educativo ed ATA 6) GEDAP personale scuola 7) Monitoraggi 8) Permessi sindacali personale docente educativo e ATA e dirigenti scolastici 9) Permessi diritto allo studio personale docente educativo e ATA 10) Part- time personale docente educativo e ATA 11) Mobilità intercompartimentale 12) Congedi ferie e assenze dei Dirigenti scolastici 13) Supporto e consulenza alle scuole in materia; 14) Riammissioni in servizio personale docente, educativo e ATA 15) Utilizzo in altri compiti docenti e relativi contratti
§ Recupero Arretrati Pensioni
Competenze 1) Pensioni: procedimenti amministrativi pensionistici, di riscatto, di buonuscita, di contenzioso; ricongiunzione L:29/79, 2) Decreti di pensione definitiva e decreto di riscatto –se mancante- per cessazioni fino al 1 settembre 2000. 3) Decreti di ricalcolo pensione definitiva a seguito di ricorso accolto. 4) Interessi legali su pensioni 5) Arretrato ricongiunzioni 6) Costituzione posizione assicurativa L. 322 7) Pensioni personale comparto Ministeri dell’USP.
§ Recupero arretrati Ricostruzione di carriera
Competenze 1) Procedimenti amministrativi relativi alle ricostruzioni di carriera Personale docente, educativo, ATA e dirigenti scolastici 2) Ricalcolo vecchie posizioni. § IRC
Competenze 1) Nomine ruolo 2) Contatti con Ordinari Diocesani
10. Ufficio Gestione finanziaria- costituito da:
Competenze: 1) Accreditamento risorse economiche alle ISA 2) Controllo disponibilità/impegni – Verifiche mensili e pratiche Banca d’Italia - Gestione capitoli di spesa USP (Spese d’Ufficio, Telefoniche, Telegrafiche, Buoni pasto, Mediche, Equo indennizzo) 3) Contabilità speciale 4) Dichiarazioni fiscali, CUD e dichiarazioni del sostituto d’imposta 5) Spese di lite 6) Indennità di licenziamento 7) Rimborso spese di missione 8) Concorsi Corsi di Formazione e Aggiornamento 9) Interessi legali e rivalutazione monetaria 10) Liquidazione compensi accessori personale amministrativo e comandato e versamento ritenute 11) Assegnazione e liquidazione fondi alle scuole statali e non di ogni ordine e grado (Autonomia scolastica, Sostegno alunni H., EDA, Alternanza scuola lavoro, Aggiornamento personale scuola, Paritarie ogni ordine e grado, Sicurezza) 12) Analisi verbali revisori 13) Rendiconti di contabilità speciale 14) Problematiche contabili Esami di Stato 15) Richiesta fondi. 16) Emissione mandati di pagamento 17) Monitoraggi spese liquidate/da liquidare 18) Monitoraggi fondi Legge 440/97 19) Monitoraggio MIUR (Fondo Istituto, Funzionamento, Supplenze, Esami Stato – Licenza media, Ore eccedenti, Attività sportiva, Funzioni strumentali, Funzioni aggiuntive ATA, Processo immigrazione, Aree a rischio, Fondo L. 440) 20) Formazione Dirigenti Scolastici/Autoaggiornamento 21) Assistenza e supporto amministrativo-contabile alle ISA.
11. Ufficio Economato - costituito da:
Competenze: 1) Gestione di beni e servizi. 2) Gestione magazzino. 3) Liquidazione fatture ditte e fornitori. 4) Gara di appalto pulizie 5) Attività contrattuale. 6) Gestione di beni. 7) Tenuta registri carico e scarico 12. Ufficio Consegnatario dei beni immobili- costituito da:
Competenze: 1) Gestione patrimonio. 2) Tenuta registri carico e scarico
13. Ufficio Interventi Educativi- costituito da:
Competenze: 1) Formazione ATA 2) Educazione alla salute 3) Educazione degli adulti 4) Alunni stranieri o immigrati 5) CLIL e Italiano Lingua 2 6) Educazione Interculturale 7) Minoranze storiche 8) Educazione alla cittadinanza europea e ai diritti umani 9) Progetti europei e internazionali 10) Europa dell’istruzione 11) Scuola in ospedale e assistenza domiciliare 12) Esami primo ciclo 13) Orientamento e passaggi 14) Dispersione scolastica 15) Obbligo formativo 16) AROF 17) Progetti Nazionali: Piano ISS; Piano mat@abel; Piano Poseidon; Progetto farmaci e vita; Progetto scuola e volontariato 18) Saperi disciplinari 19) Lingue straniere 20) IFTS 21) Valutazione INVALSI 22) Esami secondo ciclo 23) Formazione Dirigenti Scolastici 24) Formazione Docenti 25) Indicazione per il curricolo (Scuola infanzia e primo ciclo) 26) Pari opportunità 27) Handicap 28) Disagio Scolastico 29) Nuove tecnologie 30) Alternanza scuola lavoro 31) Obbligo scolastico 32) Qualità 33) Orient@ Fiera 34) Educazione ambientale 35) Progetti locali educazione ambientale 36) Progetti locali vari 37) Piano ben…essere 38) Consulta studentesca 39) FOPAGS 40) Sicurezza nelle scuole
14. Ufficio Educazione Fisica - costituito da:
Competenze: 1) Giochi sportivi studenteschi 2) Educazione stradale e patentino 3) Gestione finanziaria attività sportive 4) Monitoraggi 5) Attività motoria scuola primaria 6) Campeggi estivi montani e marini
15. Archivio, Protocollo, Servizi -costituito da:
Competenze: 1) Gestione protocollo informatico in entrata 2) Portineria 3) Centralino 4) Spedizione in formato cartaceo 5) Archivio 6) Privacy USP 7) Abbonamenti RAI 8) Accertamento obbligo scolastico UUSSPP d’Italia 9) Gestione posta elettronica in arrivo su postazione principale 10) PEC 11) Ufficio copie e stampa
16. Nucleo di integrazione composto da:
la costituzione di un nucleo di integrazione ha come scopo principale la facilitazione della comunicazione relativa ai processi in atto e con il settore interventi educativi.
Il nucleo ha compiti di : 1) Pianificazione generale delle attività 2) Assegnazione del personale alle varie attività 3) Assegnazione del personale ai progetti e determinazione dei tempi di impegno. 4) Proposta al Dirigente di formazione di gruppi di lavoro. 5) Prevenzione e risoluzione dei conflitti. 6) Prevenzione e risoluzione dei problemi derivanti dall’esecuzione dei processi.
17. Comitato per la qualità:
Ha il compito di implementare tecniche di QTM. 1) Elaborazione di strategie. 2) Identificazione dei punti di forza e delle aree da migliorare. 3) Identificazione delle azioni di miglioramento. 4) Elaborazione del piano di comunicazione, insieme all’ ufficio per la comunicazione. 5) Elaborazione di analisi statistiche.
§ Gruppo di autovalutazione
Competenze 1) Supporta il comitato per la qualità nella raccolta dei dati e nell’analisi degli stessi.
18. Delegazione di parte pubblica, consulenza e partecipazione nei rapporti con le OO.SS.
CALENDARIO INCONTRI CON OOSS
Organizzazione dell’Ufficio
L’organizzazione dell’USP di Belluno è concepita per essere strumento in grado di regolare e controllare le attività finalizzate alla realizzazione delle strategie elaborate per l’esecuzione delle competenze attribuite dal regolamento e di quelle attribuite dal Direttore regionale.
Le strategie vengono elaborate dal Dirigente con il Comitato per la qualità.
Strumenti per la Comunicazione e il Monitoraggio
Ø StrumentiLa scelta degli strumenti di comunicazione da utilizzare viene effettuata in coerenza con obiettivi e pubblico di riferimento. Quelli utilizzati sono: Ø Conferenze di servizio o Interne, informative con spazi per la discussione e ascolto. o Esterne, rivolte prevalemtemente a Dirigenti scolastici e DSGA, informative con spazi per discussioni ed ascolto. o Esterna annuale con i Dirigenti scolastici per dar conto sulle attività dell’Usp. Ø Riunioni o Per lo scambio di idee o Per prendere decisioni o Per elaborare strategie Ø Bacheca fisica o Per il pubblico interno o Per il pubblico esterno Ø Cassetta per raccolta di proposte e lamentele. Ø Relazioni annuali destinate al pubblico interno. Ø Relazioni annuali destinate al pubblico esterno denominate “Quaderni”. o Vengono illustrate le attività svolte nell’anno di riferimento sia per quanto attiene alle attività tipicamente amm.ve, sia quelle attinenti agli “Interventi educativi” curati dalla componente di distaccati presso l’Usp. Ø Questionari di gradimento.
Strumenti basati sul Web: Ø Sito ufficiale dell’Usp, http://istruzionebelluno.eu o Elementi importanti del Sito, oltre le News sono: § Sportello elettronico § Sportello elettronico riservato ai Dirigenti scolastici per comunicazioni riservate e dirette al Dirigente dell’Usp. § Modulo elettronico per giudizi e reclami. § Questionario elettronico di gradimento. § Modulo eletttronico per richiesta calcolo della pensione § FAQ. § Varie utilità. Ø Sito Web con accesso limitato e selettivo residente sul server dell’Usp di Belluno, http://www2.istruzionebelluno.it: o Elementi più importanti: § Bacheca avvisi § Agende personali § Documenti condivisi § Promemoria § Spazio per caricare documenti da mettere in visione al dirigente che può esaminarli ed approvarli in remoto. § Spazio per comunicazioni con i Vice. § Sito regionale di lavoro per il coordinamento degli uffici provinciali e Agenda regionale per gli eventi, alimentata da tutti gli Usp e residente e gestita dall’Usp di Belluno.(già funzionante ma non utilizzata) § Spazio per le comunicazioni con le segreterie di Belluno e Venezia. § Sito per i rapporti con le OOSS (funzionante ma non utilizzata). § Sito dell’Ufficio legale di Venezia, con l’agenda delle udienze e degli impegni, per il monitoraggio automatico § Delle pratiche di conciliazione DPL § Dei provvedimenti disciplinari § Del contenzioso ordinario e amministrativo. Ø Sito Web: InChiaro, per una comunicazione più chiara. In costruzione.
Regole Per La Firma Degli Atti E Utilizzo Dei Modelli
Tutti gli atti che manifestano la volontà dell’amministrazione sono firmati dal dirigente o, in caso di sua assenza prolungata o in caso di urgenza, dal suo vicario; in particolare: · i decreti · gli ordini di acquisto · le fatture · i quesiti all’Ufficio scolastico regionale · le contestazioni di addebito · documenti di riconoscimento
Insieme al Direttore di Ragioneria: · Titoli di spesa Gli atti relativi ai titoli di spesa in caso di assenza del dirigente vanno firmati dal personale la cui firma è depositata presso la Tesoreria provinciale dello Stato
Le note che illustrano modalità operative, richiedono dati, fissano scadenze etc. vanno firmate dai responsabili dei relativi procedimenti. La firma di particolari atti può essere delegata dal dirigente in via permanente o in relazione ad un singolo atto. Le deleghe vanno inserite, a cura dell’ufficio del personale, nel libro degli incarichi e delle deleghe. Le lettere di trasmissione vanno predisposte e firmate dal personale incaricato dai responsabili.
I modelli
I modelli da utilizzare per la corrispondenza devono avere le seguenti caratteristiche:
· Intestazione :
MINISTERO DELL’ISTRUZIONE, UNIVERSITA’ E RICERCA UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER IL VENETO UFFICIO SCOLASTICO PROVINCIALE DI BELLUNO - INDIRIZZO Tel-fax PEC -email- · In alto a sinistra : o Ufficio del personale e AA.GG o Segreteria del Dirigente o Ufficio relazioni con il pubblico. o Ufficio contenzioso o Ufficio disciplina o Segreteria di conciliazione o Ufficio per l’informatica o Gestione amministrativa o Gestione finanziaria o Ufficio del consegnatario o Ufficio Interventi educativi · In un riquadro in basso a sinistra viene indicato il responsabile del procedimento ed eventualmente l’estensore
I modelli già predisposti sono prelevabili dalla cartella “Modelli” nel server interno Modello di decreto secondo le regole della semplificazione:
L’atto amministrativo così strutturato ha lo scopo di porre in evidenza in misura maggiore quello che interessa al destinatario e cioè il dispositivo, il contenuto dell’atto, quello incide nella sua sfera giuridica. In secondo luogo la descrizione dei motivi che hanno determinato l’emanazione dell’atto. L’indicazione della normativa che lo sorregge viene posta nelle note, non come semplice indicazione ma anche chiarendo il significato delle disposizioni.
Organizzazione Del Lavoro
L’organizzazione del lavoro viene garantita attraverso una serie di meccanismi operativi:
Ø A- Meccanismi di pianificazione e controllo Ø B- Meccanismi di gestione del personale Ø C- Meccanismi di coordinamento Ø D- Meccanismi di decisione e comunicazione.
In particolare: Ø A- o Definizione della Mission, delle finalità e obiettivi e dei valori dell’organizzazione. o Determinazione dei processi, delle procedure, dei metodi. o Determinazione degli standard. o Fissazione dei punti di verifica e controllo. o Comparazione di obiettivi raggiunti e standard. Ø B- o Formazione o Gestione per obiettivi o Sistema premiante (per quanto di competenza) o Autovalutazione e valutazione dei risultati. o Ascolto Ø C- o Riunioni o Gruppi di lavoro Ø D- o Creazione di una serie di decisioni programmate al fine di aumentare l’autonomia dei responsabili entro quadri stabiliti. o Elaborazione di piani di comunicazioni.( Competenze dell’Usp>Obiettivi strategici>obiettivi operativi>obiettivi strategici di comunicazione >obiettivi operativi di comunicazione)
Modalità organizzative per l’erogazione dei servizi:
L’erogazione del servizio deve essere concepita come un processo distinto in varie fasi: Ø La fase della rilevazione dei bisogni , Ø La fase di individuazione e segmentazione del pubblico, Ø La fase della definizione e allocazione delle risorse, Ø La fase della progettazione qualitativa e quantitativa del sistema di erogazione del servizio, Ø La fase di erogazione dei prodotti e dei servizi, Ø La fase della rilevazione del grado di soddisfazione dei “clienti”.
I risultati costituiscono la base per gli interventi correttivi secondo la logica PDCA.
Criteri Per La Determinazione E La Distribuzione Dei Carichi Di Lavoro
Il carico di lavoro è la quantità di lavoro necessario, ad ogni Unità Operativa,per espletare le attività in un periodo di riferimento.
Esso dipende da : Ø Consistenza dell’ organico. Ø Obiettivi posti dalla Direzione regionale nel rispetto dei compiti propri dell’ufficio e dei compiti delegati. Ø Esigenze espresse dagli utenti Ø Esigenze espresse da unità interne. Ø Obiettivi concordati con RSU e OO.SS.
Finalità: Nel rispetto degli obiettivi concordati: Ø Diminuire gli arretrati di pensioni e ricostruzioni di carriera e riscatti. Ø Rideterminare annualmente le unità di personale necessario ad ogni unità operativa in relazione alle attività svolte. Ø Fissare gli standard per ogni attività in base a: o Tempi di scadenza o Osservazione dell’esperienza. o Analisi delle sequenze procedurali e degli indici di difficoltà. Ø Realizzare una maggiore equità nella distribuzione individuale del carico di lavoro. Ø Realizzare una maggiore diffusione delle competenze, indispensabile per realizzare l’equità, privilegiando sistemi di formazione ed informazione. Ø Flessibilità dell’utilizzo delle risorse nel rispetto delle qualifiche, in riferimento alla partecipazione a più processi od attività.
Criteri: Ø Nella determinazione dei carichi di lavoro si tiene conto del n° di persone e delle qualifiche in sevizio. Ø Ad inizio di anno si ipotizza la quantità globale di lavoro per ogni attività. Ø Ad inizio di anno si stabilisce prioritariamente il n° di personale per qualifiche necessario alla esecuzione delle attività soggette a scadenze improrogabili e si dispone l’utilizzo di altro personale incardinato nelle varie unità. Ø Il carico di lavoro per ogni attività viene definito in dipendenza del: o Numero di persone o Tempo disponibile per svolgere l’attività o Obbiettivi assegnati. Ø Sperimentalmente per una migliore determinazione del carico per ogni attività vengono rilevate le azioni elementari che afferiscono ad esse. Ø Il carico di lavoro per ogni qualifica viene stabilito in base alle necessità di ogni attività con riferimento alle esigenze di : o Coordinamento e controllo. o Esame-esecuzione con individuazione del responsabile. o Supporto. Ø La quantità di lavoro individuale all’interno di ogni attività viene definita tenendo conto delle altre attività eventualmente svolte nello stesso periodo dal dipendente e concordata tra i coordinatori delle unità operative ed il dipendente stesso. Ø L’inserimento di ogni unità di personale all’interno di ogni attività avviene in base a: o Conoscenze possedute , anche previa formazione. o Disponibilità individuale. o Necessità obiettive e condivise. o Accordo con il responsabile dell’unità operativa nella quale è incardinato, nel caso di attività diverse da quelle attribuite in via ordinaria. Ø Ogni anno vengono determinate le eventuali giacenze e rideterminate le unità di personale necessario e contrattato lo standard di miglioramento. Ø Le attività ausiliarie, centralino-anticamera-protocollo in entrata-informazioni URP, non rientrano nel calcolo delle attività individuate ma sono considerate attività a se stanti. Ø Le attività di informazione eseguite dalle U.O. rientrano nel calcolo della quantità globale di lavoro delle unità stesse, come il protocollo in uscita.. Ø La quantità di lavoro per l’attività di reporting, a cura della Dirigenza, è evidenziata a parte.
Gruppi di lavoro.
Tutto il personale viene inserito nelle unità organizzative, in base ai criteri per la determinazione dei carichi di lavoro, dove espleta le attività che gli sono affidate.Queste sono le sue attività prioritarie come responsabile del procedimento, collaboratore o supporto. Tutte le attività e le azioni elementari sono elencate nel mansionario aggiornato ogni anno.
I gruppi sono costituiti per un tempo definito ed in relazione ad un obiettivo. Ø Possono essere costituite: o Unità temporanee e continue: § Gruppo di progetto interprovinciale recupero pensioni e ricostruzioni. Ø Unità permanenti e discontinue: o Delegazione di parte pubblica o Nucleo di integrazione o Comitato per la qualità Ø Unità temporanee e discontinue: o Organici o Mobilità o Concorsi o Graduatorie o Pensioni o Ricostruzioni di carriera
Modalità organizzative di base: Ø Determinazione periodo temporale Ø Quantificazione lavoro globale Ø Quantificazione lavoro per singole qualifiche Ø Determinazione meccanismi di verifica ed indicatori
Posizioni Funzioni E Qualifiche
[1]Art. 7 comma 6. L'Ufficio scolastico provinciale, di cui al comma 2, svolge le funzioni relative alla assistenza, alla consulenza e al supporto, agli istituti scolastici autonomi per le procedure amministrative e amministrativo-contabili; alla gestione delle graduatorie e alla formulazione di proposte al direttore regionale ai fini dell'assegnazione delle risorse umane ai singoli istituti scolastici autonomi; al supporto e alla consulenza agli istituti scolastici per la progettazione e innovazione della offerta formativa e alla integrazione con gli altri attori locali; al supporto e allo sviluppo delle reti di scuole; al monitoraggio dell'edilizia scolastica e della sicurezza degli edifici; allo stato di integrazione degli alunni immigrati; all'utilizzo da parte delle scuole dei fondi europei; al raccordo ed interazione con le autonomie locali per la migliore realizzazione dell'integrazione scolastica dei diversamente abili, alla promozione ed incentivazione della partecipazione studentesca; al raccordo con i comuni per la verifica dell'osservanza dell'obbligo scolastico; alla cura delle relazioni con le RSU. Esercita ogni altra funzione che sia stata delegata dal direttore generale dell'Ufficio scolastico regionale. Esso e' affidato a dirigente di livello dirigenziale non generale. Nell'esercizio delle funzioni di cui al presente comma, anche al fine di assicurare l'uniformità dell'azione amministrativa, il titolare dell'Ufficio scolastico provinciale si rapporta funzionalmente al direttore generale regionale.
[2] La normativa va inserita e spiegata nelle note. [3] Inserire in questo box spiegazioni qualora fosse necessaria una attività da parte del destinatario dell’atto.
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